Secção VII
O(S) VICE-PRESIDENTE(S)
Artigo 29.º
(Missão, Substituição do Presidente)
1. O Vice-Presidente é o colaborador mais directo do Presidente na animação da Conferência, substituindo-o em caso de impedimento.
2. Quando exista mais que um Vice-Presidente deve ser determinado a respectiva ordem de precedência em termos de substituição do Presidente, para além do facto de cada um poder ser responsável por um determinado sector de actividade.
Artigo 30.º
(Função específica)
É função específica do(s) Vice-Presidente(s) a organização da eleição do novo Presidente, a qual deve começar a ser preparada:
a) No caso do Presidente sair por termo do mandato. 2 meses antes de expirar, devendo sempre evitar-se qualquer período de vacatura;
nota-: Recomenda-se aos vice(s)-Presidentes(s) procure proceder às eleições com preparação devida de forma a que esse tempo de intervalo a conferência não deixe de assumir os trabalhos.
b) No caso de cessação prematura do mandato, na reunião imediatamente a seguir ao conhecimento do facto, devendo a eleição ser feita até 30 dias após a vacatura do lugar.
nota-: No caso; falecimento de o Presidente, cabe ao Vice-Presidente assegurar os trabalhos da conferências para não prejudicar os mais necessitados, requer a sua substituição, procedendo conforme na presente alínea.
Secção VIII
O SECRETÁRIO
Artigo 31.º
(Competências)
1. Compete ao Secretário:
a) Assegurar o funcionamento dos serviços administrativos necessários ao trabalho da Conferência;
b) Elaborar as actas das reuniões, levando-as ao conhecimento e apreciação dos seus membros, para que estes se mantenham informados de todos os factos da vida da Conferência;
c) Colaborar com o Presidente na preparação da agenda das reuniões;
d) Avisar os membros acerca das reuniões extraordinárias que se realizem;
e) Preparar, em colaboração com todos os membros da Mesa, o relatório anual de actividade da Conferência, destinado aos conselhos de que a mesma depende, assim como informações vicentinas que possam interessar à comunidade em que a Conferência se insere;
f) Coordenar o trabalho dos secretários-adjuntos, se os houver;
g) Organizar o arquivo da Conferência.
2. A discussão e aprovação por todos os membros da Conferência, do relatório referido na alínea e) do número anterior, deverão ser ocasião de uma reflexão comunitária e profunda sobre a acção da Conferência e servir de avaliação ap plano das Actividade desse ano.
Secção IX
O TESOUREIRO
Artigo 32.º
(Competências)
Compete ao Tesoureiro:
a) Responder pela gestão financeira da conferência;
b) em colaboração com os outros membros, procurar todos os meios de angariar fundos necessários ao cumprimento da missão da Conferência;
c) Manter organizadas as contas da Conferência devendo em todas as reuniões dar a conhecer a situação financeira da mesma;
d) Não é sua preocupação entesourar devendo apresentar, todos os anos, aos outros membros e à comunidade local e ao conselho de que depende os balanços e relatórios da actividade da Conferência, dando-lhes toda a publicidade possível, tanto interna como externa.
Artigo 33.º
(Verificação das contas)
As contas devem ser verificadas pelo menos uma vez por ano:
a) Ou pelos membros da Conferência;
b) Ou por dois ou três elementos escolhidos para tal;
c) Ou por pessoa qualificada, nos casos de maior complexidade.
Secção X
RECEITAS E DESPESAS
Artigo 34.º
(Enumeração das despesas)
As principais receitas da Conferência são:
a) O produto das colectas das reuniões:
b) O produto de peditórios e colectas extraordinários;
c) Contribuições periódicas de subscritores;
d) Donativos, subvenção, legados e ofertas de pessoas ou entidades públicas ou privadas;
e) Os subsídios atribuídas pelos conselhos e Conferências da sociedade;
f) O produto de todas as iniciativas tomadas pela Conferência ou pelos seus membros.
Artigo 35.º
(Enumeração das despesas)
1. As principais despesas da Conferência são:
a) Ajudas em dinheiro ou espécie às pessoas ou grupos de que se ocupa a conferência;
nota-: Recomenda-se evitar dar ajudas em dinheiro a não ser em situações extraordinárias e controladas. De preferência as despesas devem ser feitas pela própria Conferência directamente com a(s) entidades. A Conferência deve proceder ao pagamento de dividas directamente em situações; Luz, Água outros e sobretudo; não carimbe receitas, Evite possíveis fraudes em alguns casos por omissão. Evite que aparecer dívidas que a Conferências tenha que assumir posteriormente. Já aconteceu.
b) Ajudas à Obras ou movimentos que colaboram com a conferência ou dela dependam e aos Conselhos da Sociedade;
c) Ajudas de solidariedade para com as conferências dotadas de menor recursos;
d) contribuição para os encargos administrativos da sociedade, fixada em percentagem sobre as receitas gerais da Conferência pelo Conselho Nacional Plenário, nos termos do artigo 86.º, número 2;
e) Encargos administrativos, de gestão e relacionados com a formação dos seus membros, nomeadamente a assinatura do Boletim e deslocações dos seus membros a reuniões da SSVP.
2. Na medida das suas disponibilidade, poderão ainda as Conferências colaborar em actividades a favor de países ou regiões subdesenvolvidas, designadamente através de geminagens, esquemas de desenvolvimento comunitário e participar em campanhas nacionais, partilhando com donativos recolhidos entre os seus vicentinos.
Artigo 36.º
(Orientação nas despesas)
Fiel à sua tradição de pobreza, a conferência reduz ao mínimo as despesas de funcionamento e redistribui generosamente, mas com discernimento, o que recebe, não acumulando demasiados fundos, sob pena de os poder ver requisitados pelos Conselhos de Zona ou pelos conselhos Centrais e, no caso da não actuação destes, pelo conselho Nacional, que os farão redistribuir pelas Conferências mais carenciadas.
nota-: Aconselha-se a todas as Conferências à elaboração orçamento anualmente tendo em conta para calculo as receitas/despesas do ano anterior e a a prever para o ano seguinte. Se o saldo médio entre dois anos consecutivos estiver equilibrado e superior ao razoável deve considerar na ajuda de uma conferências com mais dificuldade.
«não dispensa A Regra»
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